Plantilla de Excel para llevar tus clases particulares
Es una hoja de cálculo con tres pestañas: los alumnos con su tarifa por hora, las clases que vas dando, y un resumen que suma solo las horas y la deuda de cada uno. Se descarga sin registrarse y se puede modificar entera. Abre en Excel, en LibreOffice y en Google Sheets subiéndola a Drive.
Qué trae
Tres pestañas de trabajo y una de instrucciones. Nada más, a propósito:
- Alumnos: nombre, tarifa por hora, contacto y notas. Es la única tabla donde escribes precios.
- Clases: fecha, alumno, duración en minutos y si está pagada. El precio sale solo de la tarifa del alumno.
- Resumen: por alumno, clases dadas, horas, cobrado y lo que te debe. Con el total abajo.
El alumno se elige de una lista desplegable, no se escribe a mano: un nombre mal tecleado es lo que rompe cualquier hoja de cálculo de este tipo, porque las sumas dejan de encontrarlo en silencio.
Cómo se usa
Tres pasos, y el primero es el único que lleva un rato:
- Apunta a tus alumnos actuales con su precio por hora.
- Apunta cada clase según la das: fecha, alumno y duración.
- Marca «Sí» en Pagado cuando cobres, sea en efectivo, por Bizum o por transferencia.
A partir de ahí no hay que hacer cuentas: la pestaña Resumen responde «¿cuánto me debe Marcos?» y «¿cuánto llevo este mes?» sin que sumes nada.
Por qué el precio se calcula solo
Porque la tarifa vive en un sitio único, la ficha del alumno, y la clase solo guarda la duración. Si un alumno sube de 15 a 18 euros la hora, lo cambias en una celda.
Eso tiene una consecuencia que conviene saber: las clases ya apuntadas también se recalculan al precio nuevo. Si te importa conservar lo que cobraste de verdad el mes pasado, guarda una copia del archivo antes de subir la tarifa. Es la limitación de fondo de llevar esto en una hoja: no hay histórico, solo la foto de ahora.
Dónde se queda corta
La plantilla resuelve el control. No resuelve nada de lo que pasa fuera del archivo:
- No avisa a nadie: los recordatorios al alumno los sigues mandando tú por WhatsApp.
- El alumno no ve su saldo ni sus clases; solo lo ves tú, en tu ordenador.
- Las clases que se repiten cada semana hay que apuntarlas una a una.
- Si das clase en grupo, repartir el precio entre varios alumnos hay que hacerlo a mano.
- Una clase movida de día es editar la fila; una serie entera movida es editarlas todas.
Con cinco o seis alumnos eso es asumible. Pasada esa decena empieza a costar media hora al día que no cobras, y es el momento en que la gente busca otra cosa.