Deja de llevar tus clases particulares en un Excel
Casi todo profesor particular empieza igual: una hoja de cálculo con los alumnos, el calendario del móvil para las horas y WhatsApp para el resto. Funciona hasta que deja de funcionar, y el momento en que deja de hacerlo es bastante reconocible.
Cuándo se rompe la hoja de cálculo
El Excel no falla por ser Excel: falla porque cada dato vive en un sitio distinto y solo tú sabes relacionarlos. Las señales suelen ser estas:
- Tienes que abrir dos aplicaciones para responder «¿puedes el jueves a las seis?».
- No sabes de memoria cuánto te debe un alumno concreto sin ponerte a sumar.
- Has dado una clase que el alumno creía cancelada, o al revés.
- Cambias una clase que se repite todas las semanas y toca editar fila por fila.
- Alguien te pregunta cuánto ganaste el mes pasado y tardas más de un minuto.
Ninguna de esas cosas es grave por separado. Juntas son media hora al día de trabajo que no cobras.
Lo que sí necesita un profesor particular
No hace falta un ERP. Hacen falta cuatro cosas conectadas entre sí:
- Un calendario donde arrastrar una clase la cambie de verdad, y donde una clase semanal se cree una vez.
- Una ficha por alumno con su precio, su horario, su historial y sus notas.
- Un estado de cobro por clase, para que la deuda sea un número y no una sensación.
- Avisos que salgan solos, para dejar de ser tú el recordatorio.
La diferencia con la hoja de cálculo no es la estética: es que al marcar una clase como dada, la deuda del alumno, el total del mes y el bono que tenía comprado se actualizan a la vez.
Qué se tarda en pasarlo
Menos de lo que parece, porque no hay que migrar histórico. Das de alta a los alumnos que tienes ahora con su precio por hora, creas sus clases fijas una vez y a partir de ahí la agenda se llena sola cada semana.
El Excel viejo se queda como archivo. No hace falta importarlo: lo que importa es lo que viene, no lo que ya cobraste.
Y lo que el Excel nunca te iba a dar
Una hoja de cálculo es privada por definición, así que hay cosas que sencillamente no puede hacer:
- Una página pública tuya donde el alumno vea tus asignaturas y reserve un hueco real.
- Un portal donde tus alumnos consulten sus clases, su saldo y sus materiales sin escribirte.
- Recordatorios que lleguen al alumno sin que tú los mandes.
- Reseñas de alumnos que verdaderamente dieron clase contigo.