Cómo gestionar tus clases particulares sin perder el hilo
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Gestionar clases particulares es llevar al día cuatro cosas: quiénes son tus alumnos y sus condiciones, cuándo das cada clase, quién te ha pagado y qué ha trabajado cada alumno. Con tres o cuatro alumnos basta una libreta; a partir de ahí conviene que las cuatro vivan en el mismo sitio, porque cada cambio en una (una clase movida, un bono comprado) afecta a las otras.
1. Alumnos: una ficha por persona
Todo empieza por saber con quién trabajas y en qué condiciones. Lo mínimo que debería tener cada ficha:
- Nombre, contacto y, si es menor, el email del padre, madre o tutor.
- Precio por hora o por duración de clase, y si tiene una tarifa distinta a la general.
- Horario habitual y zona horaria si da clase online desde otro país.
- Notas internas que no debe ver el alumno.
Si la ficha no tiene el precio, la deuda se calcula de cabeza. Si no tiene el horario, la agenda se rellena a mano cada semana.
2. Horarios: la agenda que se mueve sola
El horario es la parte que más cambia. Una buena agenda de profesor particular permite:
- Crear una clase semanal una sola vez y que se repita.
- Mover una clase arrastrándola, sin rehacer nada.
- Posponer una clase y recolocarla después sin perder lo que ya estaba pagado.
- Marcar tu disponibilidad para que los alumnos pidan hueco solo cuando estás libre.
Más detalle en cómo organizar el horario de las clases particulares, enlazado al final.
3. Pagos: la deuda como número, no como sensación
Cada clase dada debería quedar pagada o pendiente el mismo día. Así la deuda de un alumno es la suma de sus clases pendientes y se reclama con una cifra exacta.
Para no tener que reclamar, lo que mejor funciona es cobrar por adelantado: bonos de varias clases o una cuota mensual. Da igual que cobres en efectivo, por Bizum o con tarjeta: lo importante es que el registro esté junto a la clase.
4. Seguimiento: qué se hizo y qué toca
Es el área que más se descuida y la que más valoran las familias. Basta con apuntar, al cerrar cada clase, qué se trabajó, qué deberes quedan y qué toca la próxima vez.
Con eso, al empezar la siguiente clase sabes por dónde ibas, y a final de trimestre puedes enseñar el progreso en lugar de contarlo.
¿Necesitas una herramienta? Checklist rápida
Si respondes que sí a dos o más, la libreta o el Excel ya te están costando tiempo:
- Tienes más de seis u ocho alumnos fijos.
- Algún alumno paga con bono o cuota mensual.
- Cambias o cancelas clases varias veces por semana.
- Das clase a menores y las familias te preguntan cómo van.
- No sabes sin sumar cuánto ganaste el mes pasado.
Cómo lo resuelve DoyClase
DoyClase junta las cuatro áreas: fichas de alumno con su tarifa, calendario con clases recurrentes, estado de cobro por clase con bonos y deuda calculada, y notas y deberes al cerrar cada clase. Cada alumno tiene además un portal donde ve sus clases, su saldo y sus materiales.
Es gratis hasta 8 alumnos, sin tarjeta. El plan Pro (9,99 €/mes) quita el límite y añade extras como recordatorios automáticos e informes de progreso.